拥有一个收集电子存储信息(ESI)的适当程序是电子发现过程中最重要的方面之一。不幸的是，它经常被忽视，做得不恰当。
这可能会在电子发现过程中导致许多问题和复杂情况，并可能导致令人难堪的法庭制裁。
随着数据保护法律的收紧，以及公司收集越来越多的数据带来的新挑战，对严格的数据收集系统和电子发现流程的需求从未像现在这样明显，而且还在迅速增长。
根据欧华律师的报告自2018年以来，仅因违反《通用数据保护条例》(GDPR)，欧洲监管机构就征收了总计2.725亿欧元的罚款。2020年期间，与前20个月相比，罚款增加了39%，在2020年1月至2021年1月期间，罚款总额达到1.585亿欧元。与此同时，违规数量增长了19%，达到121,165起，而上年为101,403起。
建立并遵循适当的程序对于避免此类罚款以及数据泄露带来的声誉损害至关重要。
让我们回顾一下使用适当的ESI数据收集过程的一些最重要的好处，并看看哪些是最佳和最差的做法。
有一个适当的ESI数据收集过程的好处
在过去，数据收集和数据发现需要大量的手工工作，可能需要几周甚至几个月的时间。
另一方面，今天收集和收集数据相对比较容易。然而，随着这个过程变得越来越简单，企业收集的数据量开始迅速增加，这就要求企业实施适当的ESI数据收集流程。
适当的数据收集的好处不仅仅是合规。它不仅是各种法律法规所要求的，而且还将帮助您使您的数据更可用，并通过简化您的工作流程节省您的时间和金钱。
此外，使用良好的数据收集策略，您将确保所有相关的元数据都被保留下来，包括关于创建它们的设备的信息、文件存储的位置、创建时间以及最后修改时间的信息．
元数据在审查过程中非常有用，它允许您搜索、过滤和优先排序相关ESI，从而简化e-discovery。
ESI数据收集过程中的注意事项
应该:确定关键员工
创建适当的ESI战略的第一步是确定关键的参与者。你应该从评估和分析公司可能受到诉讼需求影响的部门开始。这些主要人员可能包括IT部门、记录管理部门、隐私和安全专业人员、人力资源专业人士、法律团队和商业领袖。
此外，对于依赖第三方存储管理或基于云的平台的公司，这些供应商的代表也可能会发挥作用。
您可以定期与IT人员和潜在的文件保管人进行面谈，以确保您对关键人员的初步评估仍然相关，并确定了所有潜在的关键人员和数据位置。
不要:对每个数据位置使用相同的程序
当谈到ESI数据收集时，一种标准肯定不能适用于所有的标准。根据信息和数据位置的类型，应该创建用于收集和处理数据的各种指令集。
这意味着你需要不同的程序来处理电子邮件数据、存储在硬盘驱动器上的数据和硬拷贝文档。
例如，商业电子邮件包含有价值的数据，可以在诉讼案件中作为有价值的证据。您需要创建一个电子邮件保留策略，该策略将精确地定义每种类型的电子邮件数据应该保留多长时间。为了使电子邮件保存和电子发现更容易，可以寻找允许您自动化此过程并消除错误风险的电子邮件归档解决方案。
应该:制定数据收集计划并谈判ESI协议
你应该制定一个全面的收集计划，并确保在发生争议时记录下过程的每个步骤。拥有一个数据收集计划还可以帮助您起草和谈判ESI协议。
ESI协议将允许您缩小数据收集的范围，并为数据处理创建明确的指导方针。通常，双方最终会就协议的某些条款进行谈判。在谈判过程中，在任何提案或草案的审查中包括一个电子发现专业人员将会非常有帮助。
不要:依赖自我收集
自我收集数据通常会导致复杂和问题。关键信息片段，如创建日期和最后修改日期，可能是有意或无意地更改。这些证据往往是案件的关键证据，如果无意中删除或更改，就不再有效，从而可能受到制裁。
更重要的是，自我收集经常会导致严重的收集不足或过度，这两种情况都会导致不必要的开支。这就是为什么最好把数据收集工作留给电子发现专业人员。
交给你了
创建有效的ESI数据收集程序是任何电子发现过程中最重要的部分。随着对数据收集和数据隐私的关注增加，正确处理数据比以往任何时候都更重要，如果没有一个适当的数据收集过程，你将无法在诉讼中成功地为你的业务辩护。
亚历克斯·摩根(Alex Morgan)是一位充满激情的科技博客写手、互联网狂人和数据发烧友。他是一个内容和搜索引擎优化专家Jatheon技术．他对涵盖数据法规、法规遵循、eDiscovery、信息治理和业务通信的主题感兴趣。