在之前的两篇文章中，我们讨论了在试图让团队中的每个人保持一致时可能出现的一些问题一致的通信．
由于不同的信息来源、不同的回忆、不断变化的信息，或者仅仅是被排除在圈子之外，同一个团队的一些成员可能在不同的假设下工作。
我们还讨论了共享文档系统中的文件可供内部网络上具有访问权限的任何人使用，该系统如何缓解或消除许多此类问题，在这里，我们将介绍一些管理此类系统的最佳实践。
善用权限
正如前面提到的，在一个群体中信息传递的一个问题是，成员有时从不同的来源接收信息。
共享文件通常具有多种类型的权限从“完全控制”(允许用户查看、修改、删除或创建文件和子文件夹)到读取权限(只允许用户查看文件夹和子文件夹)，再到完全没有权限。
应该仔细管理这些权限，以确保人们能够访问他们需要的信息，并保护机密或专有信息。以下是一些最大化使用这类系统的提示:
强迫人们使用它
花时间研究指示或详细信息，只是为了让人们打电话给你，问问题，而这些问题在你已经提供的信息中得到了回答，这是非常令人沮丧的。
如果出现这种情况，请引导人们访问共享文件中易于访问的信息，即使您不知道答案。通过持续地这样做，他们将停止询问并开始使用指定的系统。
保持更新
如果你说“哦，这些信息不是最新的。这是新信息”，人们就会对你的共享文件系统失去信心。因此，系统中的信息必须是最新的、最好的，这样人们才能依赖它。否则，整个系统就会崩溃。
信息管理是任何组织中最基本、最重要的元素之一，但它也是缺陷最大的元素之一。然而，有许多工具和策略可以提高信息传播的准确性和效率，共享文件系统是企业可以尝试的一个很好的工具。