人力资源是任何公司中最繁忙、最具影响力的业务部门之一。人力资源专业人士负责从寻找、审查和安置新员工到处理员工关系、福利、工资和职业发展等一切事务。但有时，感觉整个工作都是纸上谈心。文件很重要，但很容易陷入文件的泥潭。
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自动化可以帮助人力资源专业人员捕捉、跟踪和存储生成的每一项数据，从员工作为求职者第一次与公司接触到他或她的最后一天甚至更久。为了实现工作流和跟踪员工文档，许多人力资源部门使用人力资源信息系统(HRIS)来自动化和组织核心的人力资源任务。
常见的人力资源信息系统的特性
跟踪带薪休假(PTO)、生成报告、指导新员工入职培训、完成新员工的文书工作等任务很容易就会消耗人力资源专业人员一天中相当大的一部分时间，尤其是在公司仍然使用手工流程、电子表格和归档系统的情况下。人力资源管理系统可以使许多流程和工作流自动化，使员工能够专注于更具战略性的任务。
HRIS的设计根据软件供应商的不同而有所不同，但系统通常提供这些选项和/或执行以下功能:
- 申请人跟踪
- 福利管理
- 员工数据库和目录
- 考勤和PTO跟踪
- 分析和报告
- 电子签名集合
- 员工上下车
- 绩效管理
在选择人力资源管理系统时，重要的是要考虑到组织的规模和人力资源集团的具体目标。但不管设计如何，所有系统都有一个共同的目标:简化人力资源工作流程，简化人力资源专业人员的生活。
人力资源信息系统如何提高效率和节省时间
人力资源信息系统的设计是为了简化工作流程，减少人力资源部门的文书工作，但使用人力资源信息系统的好处可以在整个组织范围内扩展。以下是人力资源管理系统如何提高效率和节省时间的简要概述:
- 中央资料库:在许多公司，重要的信息被储存在诸如文件柜、表格和电子表格等物理和电子位置。当这些信息被整合到一个中央位置时，HR和其他部门可以更快地访问数据，节省时间和金钱。
- 时间跟踪功能:跟踪专利商标权是一项重要的人力资源职能。未能有效跟踪时间的企业往往会少报专利商标权，这是昂贵的。人力资源管理系统可以缓解这一问题，它不仅可以帮助人力资源专业人士管理休假时间，还可以启用电子打卡和打卡，从而减少人工失误。BambooHR研究发现考勤软件可以减少32%的错误，减少57%的工资减少错误。
- 新雇佣新员工培训:具有良好的入职流程的公司报告更好保留率和生产率．没有自动入职流程的企业往往会让新员工在第一天就有大量的文书工作，而不是让他们参与更受欢迎、更有成效的活动，比如认识新同事、了解公司的文化和价值观。人力资源信息系统(HRIS)可以自动完成入职流程，通过在线表格、欢迎邮件和入职清单来节省时间和减少麻烦。
- 自助服务功能:让员工知道人力资源的大门永远是敞开的，这很好，但许多简单的政策和流程问题可以通过知识库来回答。员工在不工作的时候是消费者，而且是很多消费者更喜欢自助服务选项因为他们24/7都可以提供即时的答案。BambooHR的研究表明，设计良好的自助服务功能可以减少高达60%的人力资源管理。此外，人力资源信息系统可以让员工在不涉及人力资源人员的情况下更改个人信息(比如更新地址)，并获得PTO可用性等问题的答案。
由于大量的文书工作，在人力资源部门工作可能会让人不知所措。许多公司已经部署了人力资源信息系统(HRIS)，以帮助他们实现核心人力资源流程的自动化，并简化文书工作。这是一个巨大的优势，因为一个好的人力资源管理系统可以显著提高有效管理数据的能力，准确跟踪时间和考勤，快速引入新员工，并为员工提供一个知识库，同时使员工能够管理个人信息的简单更改。
但是一个设计良好的人力资源管理系统的好处不仅仅是提高效率和简化人力资源部门本身的工作流程。自动化流程和自助服务的公司也解放了人力资源员工，让他们专注于更具战略性的任务，比如建立更强大的工作场所文化。将人力资源人才应用于改善运营可能是人力资源管理的最大好处。
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