随着电子邮件成为我们生活中几乎无所不在的一部分，组织的电子邮件礼仪对组织的内部和外部认知有很大的影响。
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不恰当的电子邮件会激起愤怒，导致员工之间的裂痕;它们还可以显示一个人的行为是否专业。不管我们喜欢与否，电子邮件都能对员工和雇主的看法产生重大影响——这将直接或间接地影响公司的底线。
以下是一些关于电子邮件礼仪培训的建议:
- 正式手续有助于发件人显得专业．正式形式，如开场白“你好，詹姆斯”或“亲爱的史密斯先生”，会对发送者看起来是否专业和礼貌有很大的影响。尽管对某些人来说这似乎没有必要，但它会影响信息和发送者的感知。
- 语气很重要，而且可能会被误解．大声读出信息并评估是否有误读的可能是值得的——必要时重新措辞。
- 电子邮件并不适用于所有类型的信息．例如，电子邮件不适合讨论过长的问题;这种类型的电子邮件甚至可能没有人阅读，甚至可能激怒收件人。记住，电子邮件通常是在移动设备上阅读的，这就加剧了这个问题，因为邮件太长了。
- 上下文是有帮助的，即使电子邮件是另一个对话的延续．当那次谈话被遗忘很久之后，电子邮件可能会被提及。良好的电子邮件礼仪规定了一点上下文对发送者和接收者都有好处。这也表明了发送者的谦恭态度，并不是假定接收者会在没有上下文的情况下自动理解和记忆。
- 电子邮件是永远．这意味着员工或雇主现在说的话可以在以后的讨论中提出来——无论是在公司讨论中还是在法律事务中。仔细的选择的话。如果一封电子邮件显示出严重不当行为的证据，它绝对可以成为解雇的理由。电子邮件也可以作为法律事务中的证据——仅仅因为它在发件人的电脑上被删除了，并不意味着它就消失了。
- 一个员工在电子邮件中的表现将如何影响同事．如果一名员工特别粗鲁无礼，就会导致工作环境令人疲惫，影响工作效率和士气。培训员工在发出粗鲁的信息前要三思，即使他们很生气。在做出反应之前，可以考虑训练如何分散愤怒。当员工情绪紧张或情绪低落时，最好避免发电子邮件。
- 清晰准确的标题有助于收件人了解上下文。他们应该清楚地表明主题，甚至可能需要采取的行动。有一个清晰准确的主题线也有助于组织信息，并有能力在未来搜索对话。如果谈话转到新的话题，应该改变主题栏和/或启动一个新的电子邮件线程。
明天我们将看到更多关于电子邮件礼仪的提示。