处理工资单有很多变量。组织需要了解联邦、州和地方所得税要求;如何处理工资扣款;如何为工资表里的任何福利安排支付。还有像w -2表分发这样的监管和合规问题。
考虑到这些变量，许多雇主选择外包工资。以下是将工资外包给第三方的一些潜在优势:
- 它节省了管理时间;无论是谁在内部负责，现在都可以被分配到其他任务。
- 这将由专家来完成。甚至第三方使用的软件通常也被设置为消除常见的工资错误。
- 它可以帮助你的组织保持合规，因为第三方将了解雇主可能错过的要求。
- 它可以确保像税收征收和汇款这样的事情准确、及时地完成，从而减少错误。
- 它将有望由一家在所有与工资处理相关的法律分支方面具有专业知识的公司完成。
- 第三方也可以协助福利管理，这甚至可以允许雇主提供额外的福利。
- 它应该会简化年底的合规，因为工资发放机构将处理W-2分配等问题。
- 它减少了与工资处理相关的杂项成本，如执行该角色的员工的工资、纸质支票的成本、与工资报告相关的成本等。
- 第三方工资单处理通常有严格的安全措施来保护数据。
- 它还可以减少潜在的错误，需要跟踪工资，如带薪休假(PTO)或其他累算权益。
- 第三方可能为员工提供访问数据的简单选项，这可以减少团队可能遇到的问题。
外包工资的好处有很多，但也不是没有风险。以下是一些例子:
- 雇主仍然对确保工资的准确性负有法律责任，所以这并不能完全免除你的公司的所有责任。因此，选择一个你信任的机构是至关重要的。
- 如果出现问题，迅速解决问题可能会更困难，因为这不是你能控制的。
- 您的组织可能有提前提交信息的截止日期，以留出处理时间。
- 仅仅因为另一个(希望是专业的)组织正在处理它并不意味着没有出错的风险。
- 这仍涉及成本，可能包括基本工资处理成本之外的额外服务费用。
- 当您遇到需要解决的问题时，可能很难进行一次性更改。
- 可能存在数据安全风险，因为敏感的员工数据将对另一个有数据泄露风险的组织可见。
- 与任何其他实现一样，转换到外包将花费相当多的时间和资源来正确地完成它，并需要与来自组织的相关数据输入进行集成。
- 你无法控制工资发放机构的生计;如果它遇到问题，这也会影响到您。